Как бы тщательно вы не готовились к конференции, мастер-классу или презентации, неудачный выбор места проведения может перечеркнуть все труды. Чтобы вы могли произвести хорошее впечатление на гостей, участников и партнеров, мы расскажем о том, как правильно выбрать площадку для бизнес-мероприятия.
Полезно для спикеров и их продюсеров
Делиться знанием и опытом друг с другом необходимо. У каждого свой уникальный опыт и каждый силен в какой-либо своей области. Делясь своими знаниями, мы их приумножаем, совершенствуем. Ведь для дальнейшего личностного прогресса важно не только брать, но и давать. Но для того, чтобы им делиться нам требуется площадка, зал или сцена, чтобы мы могли вещать. И чтобы мы могли свободно вещать, одним из важных этапов, является организация мероприятия в поиске помещения. Вот самые важные правила:
1 правило
Никогда не соглашаемся на первую цену, обозначенную арендодателем.
Сначала изучаем предложения. Не ограничиваемся одним. И стараемся получить коммерческие предложения от нескольких площадок. Сравниваем. И ищем лазейку. Если дата у Вас или Вашего клиента пока нечеткая: оценить скидки и предложения арендодателя. Планировали провести 7-го числа? А у арендодателя 10-го хорошая скидка.
Можем подвинуться? Берем!
2 правило
Мы должны точно знать и сообщить арендодателю: на какой бюджет рассчитываем количество приглашенных людей дата проведения мероприятия требования к площадке (парковка, доступность общественного транспорта, техническое оснащение, освещение и т.д.)
Чтобы не застать себя врасплох в то самое важное время. И избежать подводных камней: Ой, а у вас оказывается нет флипчарта/ микрофона/ кофемашины⠀
3 правило
Обязательно наладить дружеские, партнерские отношения с арендодателем.
Нужно всегда стараться получить расположение и доверия партнера. Ни в коем случае не начинаю разговор с требований и строгого тона. И всегда помнить: с момента заключения договора он становится частью моей команды. От него, в том числе, также зависит успешность проведения события.
4 правило
Что написано мелким шрифтом в договоре? Исследовали? Обговорили? Идем дальше!
5 правило
Обязательно согласовываем пункт в договоре о штрафах за отмену мероприятия. Арендодатель вправе оставить у себя сумму залога, если по Вашей причине мероприятие отменено. Договоритесь на берегу: кто? сколько? и за что? кому платит.
6 правило
Бесплатный WI-FI. Ну как же не подкупить публику такой нужной вещью?
И еще один важный совет напоследок: всегда выбирайте площадку под формат вашего мероприятия, а не подстраивайте его под заранее определенную локацию. Только так вы сможете организовать по-настоящему полезную встречу и воплотить все свои идеи.
Придерживаясь перечисленных выше рекомендаций, вы сможете без труда подобрать оптимальную площадку для любого формата мероприятия. Окончательное решение остается за вами!
