Общение — это неотъемлемая часть нашей жизни. С самого рождения мы находимся в социуме и учимся разговаривать. Человек должен уметь коммуницировать с окружающим миром. Деловое общение — это один из видов социального взаимодействия, которое необходимо для успешного развития человека как личности.
Содержание
Понятие термина деловое общение
Деловое общение — это вид общих коммуникаций, направленный на взаимодействие между двумя или более сторонами по вопросам бизнеса. Общение происходит на профессиональном уровне, применяются возможности делового этикета для достижения конкретных целей и принятия решений.
Данный вид общения встречается в профессиональной среде. Во время него обсуждаются вопросы карьеры, деловых навыков, умений. В ходе деловой беседы люди обмениваются опытом, знаниями, обсуждается какая-то проблема и находятся пути ее решения. В результате таких разговоров люди завязывают важные связи, получают нужные контакты, подписывают документы. Любой бизнес основан на деловых коммуникациях, как внутри компании, так и с внешними партнерами, конкурентами, клиентами, инвесторами и пр.
Формы делового общения
Общение может быть письменным и устным. Если с первым более или менее все понятно, то устное делится на монологическое и диалогическое. К монологическому общению относят: приветственную, торговую, информационную речь и доклад. К диалогическому: деловой разговор, беседу, переговоры, интервью, дискуссию, контактный деловой разговор, телефонный разговор, совещание или собрание и пресс-конференцию.
Формы делового общения:
- деловые переговоры — требуют уверенности, четкости в донесении информации;
- деловое совещание — рассчитано на группу лиц и требует соблюдения правил поведения: сохранять конфиденциальность информации, выдерживать временные сроки, соблюдать дресс-код и другие нормы, принятые в данном месте;
- деловая переписка — тут важна скорость реакции на письмо, непозволительно откладывать ответ более, чем на 10 часов;
- деловая беседа — самая распространенная форма делового общения. Рекомендуют исключать из речи слова-паразиты, фразеологизмы, сленговые выражения.
В процессе любого общения важно уважение, зрительный контакт с собеседником. Нужно уметь расположить человека к беседе, дать понять свою заинтересованность, что приведет к дальнейшей плодотворной совместной деятельности.
Деструктивные формы общения
Основаны на негативных эмоциях и чаще всего приводят к неудачному завершению разговора и возможному завершению партнерских отношений. Это такие эмоции, как злость, агрессия, эгоизм, обида.
К таким формам взаимоотношений относят и нежелание общаться, умалчивание информации. Такие отрицательные качества человека как лицемерие, хитрость, зависть, язвительность, цинизм наносят общению вред.
Императивное общение (подавление) один из видов деструктивного общения. Это авторитарное, повелительное взаимодействие. Цель такой беседы — это подчинение одной стороной другую, получить контроль над поведением и мыслями партнера. Как следствие принудить его действовать в выгодном для другого направлении.
В ходе императивного общения не учитываются индивидуальные качества человека, его цели и желания. “Сильная” сторона действует по принципу: “Я так сказал!”, подключая для этого шантаж, угрозы и другие разрушающие методы. Результат такого общения отрицательный, появляется стресс и другие негативные реакции.
Стили общения
Существует классификация стилей деловой беседы, каждый имеет свои особенности и применим в определенных кругах.
- Научный. Применяется в сфере образования и науки, в учебных заведениях, исследовательских институтах. Речь краткая, выдержанная и строго по существу.
- Либеральный. Обсуждение вопросов с коллегами и партнерами сводится к минимуму, но может быть использовано с целью переложить ответственность на другого. Этот стиль что-то среднее между авторитарным и демократическим.
- Авторитарный. Само название говорит за себя — неоспоримая власть руководства и подчинение сотрудников. Решение принимается начальством и не обсуждается другими лицами.
- Демократический. Стиль, основанный на совместном обсуждении проблем и вопросов, находит пути взаимопонимания. Позволяет использовать просьбы, советы, рекомендации.
- Официально-деловой. Не допускает проявления индивидуальности и четко следует регламенту делового разговора. Требует соблюдать нормы и речевые клише.
- Попустительский (формальный). Начальство и руководство компании принимает минимальное участие в общении. Принятие решений и ведение дел перекладывается на других лиц. Успех в большей степени зависит от слаженности работы команды в целом.
Этапы деловой беседы
Беседа, в отличие от деловых переговоров, не так сильно регламентирована по времени и задачам. Но в любом случае она требует соблюдения определенных этапов:
- Подготовительный этап. Сторона, выступающая инициатором беседы, определяется с целями и необходимостью ее проведения, подготавливает список задач. Без формирования мотива не получится добиться желаемого результата.
- Начало деловой беседы. Подразумевает создание нужной атмосферы, которая требуется для вовлечения собеседника, чтобы вызвать интерес. Это облегчит дальнейшие этапы.
- Наполнение и суть. Этот этап можно разделить на части:
- Постановка проблемы — изложение своей позиции и видения данной задачи.
- Обмен информацией — обсуждение проблемы, выслушиваются мнения сторон по ее решению, ответы на вопросы.
- Убеждение и аргументации — возможно в тех случаях, если нет единого мнения.
- Поиск решения задачи — завершение основной части беседы, конец дискуссии.
- Заключительный этап. Он может быть как успешным, так и остаться недосказанным. В первом случае закрепляются достигнутые соглашения, даются заверения в дальнейшем взаимовыгодном сотрудничестве, подписываются необходимые документы.
Правила делового общения
Современный цивилизованный мир живет по общепринятым нормам и правилам делового общения. Они помогают в успешном ведении дел, достигать поставленных целей. Ход деловой беседы хоть и предполагает более неформальное общение и может проходит в любой обстановке, все же имеет свои правила:
- высказывать мысли кратко, по существу и “без воды”;
- по возможности исключать местоимение “Я”;
- быть толерантным, избегать конфликтов;
- избегать назидательности;
- основываться на фактах, а не домыслах;
- пытаться находить решения сложных задач;
- не уделять много времени ненужным деталям.
Если деловая беседа проходит в неформальной обстановке (кафе, уличная терраса), то нужно соблюдать общепринятые правила поведения за столом. Перед началом разговора нужно поприветствовать всех участвующих во встрече, запомнить их имена. Если это обед или ужин — заказывать простые блюда, которые легко есть. Алкоголь лучше исключить или свести к минимуму. При общении не забывайте про вежливость: слова “спасибо” и “пожалуйста” в кафе не будут лишними.
Конечно, одежда должна соответствовать месту общения, а вопросы для обсуждения лучше подготовить заранее. По завершении делового общения в кафе или ресторане предоставить оплату организатору встречи. Но всегда имейте при себе нужную сумму.
Советы и тезисы
Если хотите добиться успеха в рабочих делах, заручиться поддержкой коллег или вывести бизнес на новый уровень, то учитывайте следующие моменты:
- Не смешивайте личную жизнь и рабочие дела. Какие бы не были отношения с коллегами, не стоит их переносить на решение рабочих моментов. Умение разграничивать эти сферы помогает концентрироваться на поставленных задачах и разрешать споры.
- В деловом общении старайтесь сочетать длинные и короткие предложения. Это удерживает внимание собеседника.
- Умейте слушать собеседника. Это важно соблюдать не только в деловых беседах.
- Подготовьтесь к разговору и возможной дискуссии. Не лишним будет перед началом общения узнать о собеседнике побольше, навести справки. Предупрежден — значит вооружен.
- Умение тактично затрагивать положительные и отрицательные качества оппонента поможет расположить его к себе.
- Личные желания и предпочтения лучше оставить при себе. Делайте акцент на интересах компании и не забывайте про собеседника. Контролируйте свои эмоции, иначе это может повлиять на вашу репутацию.
- Будьте пунктуальны — это хорошая черта, которая говорит об уважении. Время в деловых кругах очень ценно.
- Честность и открытость в разговоре принесет доверие. Ложная или искаженная информация может его подорвать.
- Умейте сосредоточиться на главном. Постарайтесь узнать, что волнует собеседника, как можно быть полезным в решении вопроса. Учитывайте интересы всех сторон.
- Будьте доброжелательны и соблюдайте правила хорошего тона. Обращайтесь к собеседнику по имени отчеству, не допускайте пренебрежительного отношения. Если тема беседы позволяет, то открытая честная улыбка никогда не будет лишней.
При разговоре человек всегда обращает внимание на словарный запас собеседника, манеру поведения. Речь должна быть грамотная и разборчивая, не содержать слов-паразитов. Не стоит пренебрегать интонацией, расставлять акценты при общении. Темп речи должен быть умеренным, слишком медленный монолог вызовет тоску, а быстрый не даст сосредоточиться на получаемой информации. Конфиденциальность разговора при деловом общении очень важна. Секреты компании и информацию по сделке нужно хранить и не придавать огласке.
Многие деловые встречи подразумевают дресс-код, не допускается яркий макияж и куча ненужных аксессуаров. Опрятный, чистый вид и уместность наряда собеседника не будет отвлекать от разговора.
Умение вести деловую беседу помогает достичь больших результатов в работе и бизнесе. Она будет полезна обеим сторонам, если их интересы совпадают и четко обозначены цели. А соблюдение всех этапов, правил и принципов делового общения принесет успех уже на ранних его стадиях.